6 boas práticas de segurança de e-mail para proteger sua empresa
Além de o e-mail ser um dos principais canais de comunicação, é também o vetor mais significativo de ataques de hackers em todo o mundo. Como as empresas são um dos principais alvos dos criminosos, você deve adotar as melhores práticas de segurança para proteger seu e-mail corporativo.
Observe que os criminosos fazem do e-mail uma arma pelas mesmas razões pelas quais as empresas escolheram o e-mail como uma ferramenta de comunicação fundamental.
Em outras palavras, o e-mail é uma plataforma barata, rápida, fácil de usar e com enorme potencial para alcançar pessoas. Na verdade, estima-se que mais de 90% dos ataques cibernéticos envolvem e-mails maliciosos.
Portanto, se os hackers usam muito e-mail, você esperaria que as empresas investissem em práticas e soluções de segurança de e-mail, certo?
Errado! O e-mail ainda não é visto como prioridade pela maioria das empresas. Mas esse cenário está mudando com o aumento do número de golpes que usam e-mail como vetor, como spam, phishing, BEC (Business Email Compromise) e ransomware.
Portanto, antes de falarmos sobre as melhores práticas de segurança para e-mails comerciais, separamos os principais motivos pelos quais sua empresa deve investir em proteção de e-mail.
Neste artigo, você vai ler mais sobre:
Por que investir em segurança de e-mail
Um dos principais números que argumentam a favor da proteção de e-mail vem de um relatório da Verizon (2019): 94% dos incidentes de segurança com malware ocorrem por meio do uso de e-mails maliciosos.
Além desses dados, existem muitos outros. De acordo com a Microsoft (2018), a incidência de ataques de phishing cresceu 250% naquele ano.
Mas, se você ainda não está convencido, agora iremos apontar 4 razões para sua empresa investir em proteção de e-mail.
Ameaças de hack
O e-mail é uma arma poderosa nas mãos de uma pessoa mal-intencionada. Além disso, os hackers estão sempre procurando novas maneiras de lucrar, desviar e extorquir dinheiro de empresas ou roubar dados e informações confidenciais.
Nos últimos anos, as formas de ataque evoluíram tanto que hoje existe uma grande variedade de golpes, fraudes e táticas que exploram e-mails. Confira alguns deles:
- Spam.
- Phishing.
- Spear phishing.
- BEC (Business Email Compromise).
- Engenharia social.
- Spoofing.
- Malware.
- Spyware.
- Ransomware.
Isso significa que, ao investir em segurança de e-mail, você evita que diferentes tipos de ataques afetem sua empresa, parceiros e também clientes.
Riscos financeiros
O risco de sofrer perdas financeiras é outro motivo que leva à adoção da segurança de e-mail. Uma vez que uma vulnerabilidade é encontrada em sua empresa, os hackers podem explorá-la, causando danos incalculáveis que podem até resultar em falência.
O FBI aponta os golpes de BEC como sendo a ameaça digital que causa a maioria das perdas financeiras. Nos últimos anos, os ataques de BEC resultaram em perdas de US$ 26 bilhões.
Para citar um exemplo famoso, que aparece em nossa lista de casos confirmados de BEC, uma empresa cinematográfica francesa chamada Pathé foi vítima de uma fraude de 19 milhões de euros depois que o hacker se fez passar pelo CEO da empresa e solicitou uma transferência de dinheiro.
Além do risco financeiro, as violações de dados afetam diretamente a marca da empresa, impactando a aquisição e retenção de clientes. A propósito, de acordo com a IBM, o custo mais considerável de uma violação de dados é a perda de negócios.
No caso da sua empresa, qual seria o impacto financeiro e de marca?
Problemas em compliance, como GDPR, CCPA e LGPD
As leis de proteção de dados, como LGPD, GDPR e CCPA, exigem que as empresas invistam na segurança de dados pessoais. Caso contrário, as empresas estão sujeitas a sanções e multas.
De acordo com um relatório da IBM, 80% das violações de dados envolvem dados pessoais de clientes, também chamados de informações de identificação pessoal (PII).
O relatório da Verizon também aponta que os dados pessoais estão entre os tipos de dados mais comprometidos em casos de violações envolvendo engenharia social e phishing.
Dito isso, é fácil ver que a segurança de e-mail ajuda a demonstrar conformidade com as leis e regulamentos de proteção de dados, minimizando problemas legais e dores de cabeça.
Perda de produtividade
Como a grande maioria dos e-mails enviados para empresas são mensagens indesejadas e perigosas, a produtividade da empresa costuma ser afetada. Em outras palavras, a segurança do e-mail também contribui para melhorar o desempenho de sua equipe.
Para ter uma ideia do impacto, você precisa contar o tempo médio perdido com spam e outros tipos de e-mails não solicitados. Agora, multiplique o tempo médio pelo número de pessoas que usam e-mail na sua empresa.
Esse tempo pode ser investido em atividades mais produtivas.
Quais são as boas práticas de segurança de e-mail?
Assim que estivermos determinados a melhorar a proteção de e-mail da sua empresa, vamos falar sobre nossa lista de 6 práticas recomendadas. Confira.
1. Invista na proteção de credenciais e senhas
O uso de senhas fortes é um fator essencial em qualquer ambiente corporativo. No caso de contas de e-mail, não é diferente. Por esse motivo, a proteção de senhas e credenciais está incluída em nossa lista de melhores práticas de segurança de e-mail.
Para se ter uma ideia, a Verizon aponta que em mais de 80% dos incidentes de segurança envolvendo hacking, houve o uso de credenciais roubadas ou ataques de força bruta.
Existem várias maneiras de garantir a segurança da senha e da credencial. Recomendamos a criação de uma política de senha que inclua pelo menos os seguintes pontos:
- Certifique-se de que as senhas sejam redefinidas regularmente.
- Crie senhas longas contendo símbolos, números e caracteres.
- Não permita que senhas sejam compartilhadas.
- Guarde as senhas em um local seguro.
Além disso, considere adotar uma solução de gerenciamento de senha e controle de identidade com autenticação multifator (MFA), como Okta e VaultOne. Dessa forma, você reforça a segurança dos dados e tem mais visibilidade e controle sobre seus usuários.
Aliás, temos um webinar falando especificamente do Okta e como funciona o controle de identidades. Saiba mais!
2. Implementar DMARC, DKIM e SPF
DMARC, DKIM e SPF são protocolos de autenticação de e-mail que garantem a legitimidade das mensagens e, portanto, evitam que invasores falsifiquem e usem os domínios da sua empresa.
Dessa forma, você evita ataques de phishing e spam que tentam explorar sua marca e reputação.
Além disso, trabalhando juntos, DMARC, DKIM e SPF ainda garantem que sua empresa tenha uma maior capacidade de entrega de e-mails, como no caso de campanhas de e-mail marketing, por exemplo.
Os 3 protocolos são registros que devem ser implantados no DNS do seu nome de domínio. Para simplificar a adoção, você pode contar com o Gatefy Anti-Fraud Protection.
Para saber mais, leia: O que são DMARC, DKIM e SPF? Por que sua empresa deveria adotá-los?
3. Adote inteligência artificial avançada
A adoção de inteligência artificial é um item indispensável em nossa lista de boas práticas de segurança de e-mail por um motivo simples: os ataques evoluíram muito em sofisticação.
Portanto, com inteligência artificial avançada para detectar e bloquear tentativas de fraude, você fortalece ainda mais a proteção de sua empresa. Assim, você está pronto para enfrentar ameaças conhecidas, bem como ataques de dia zero.
Gatefy Email Security é uma solução antispam e antiphishing que usa inteligência artificial, aprendizado de máquina e outros recursos para filtrar automaticamente e-mails maliciosos que podem comprometer sua empresa.
4. Treinar a equipe e aumentar a conscientização
Erar é humano. Logo, você deve investir regularmente no treinamento e conscientização de sua equipe, minimizando qualquer possibilidade de erros. Portanto, capacitar seus funcionários e colaboradores é uma das melhores práticas de segurança de e-mail.
Sua equipe deve ser treinada a ponto de saber como responder a um e-mail suspeito ou malicioso. Pense em um funcionário, por exemplo, que não costuma verificar o endereço do remetente do e-mail. O risco de ele se tornar vítima de um ataque cibernético é significativamente maior.
O grande problema é que um simples e-mail pode comprometer toda a sua empresa. Mas, como demonstra o exemplo, o treinamento pode fazer a diferença. É uma tentativa de mitigar o erro humano.
5. Crie uma política de e-mail da empresa
Outra boa prática em segurança de e-mail é criar uma política de e-mail corporativa, um documento que deve ser compartilhado com toda a equipe. Nele, você deve deixar claro o que pode e o que não pode ser feito ao usar o e-mail da empresa. Por exemplo:
- Proibir o uso de e-mail corporativo para situações pessoais.
- Reforce a importância de separar o e-mail corporativo do pessoal.
- Incentive os funcionários a usarem senhas fortes.
- Explique como o funcionário pode denunciar e-mails suspeitos.
Uma excelente forma de tornar a sua política de e-mail ainda mais sustentável é usar um produto que filtra automaticamente os e-mails, como faz o Gatefy Email Security. Com ele, você pode configurar políticas e regras customizadas, garantindo ainda mais segurança para seus dados.
6. Inclua a segurança de e-mail em seu plano de segurança cibernética
Como já apontamos neste artigo, a segurança de e-mail é frequentemente relegada às empresas. Portanto, nossa recomendação final é que sua empresa inclua os riscos e ameaças transmitidos por e-mail em seu plano de segurança cibernética.
Um plano de segurança cibernética que inclui políticas e diretrizes de proteção de e-mail ajudará a fortalecer seus negócios, reduzindo o risco de vazamentos de dados e evitando ameaças.
Se você ainda não tem um plano, criamos um passo a passo básico para ajudá-lo nessa tarefa. Veja abaixo.
Passo 1 – Mapa
Mapeie o fluxo de dados e identifique fraquezas e pontos de vulnerabilidade em sua estrutura e processos.
Passa 2 – Avaliar
Avalie a segurança da sua empresa como um todo, da tecnologia à governança, e aponte as melhorias que devem ser feitas.
Passo 3 – Criar
Elabore uma lista das melhorias propostas, indique os objetivos e defina as prioridades.
Passo 4 – Desenvolver
Elabore as estratégias para atingir os objetivos da etapa anterior, deixando claro quem vai executá-la, como fazê-lo, o prazo e quanto custará para a empresa.
Passo 5 – Iniciar
Inicie o processo, implemente as mudanças e lembre-se de documentar tudo em detalhes.
Passo 6 – Aprenda
Avalie o que funcionou e o que não funcionou. Extraia aprendizados e sempre tente melhorar o que pode ser melhorado.
Segurança de e-mail para pequenas e grandes empresas
Você está pronto para tornar o e-mail da sua empresa ainda mais seguro? Depois de ler nossa lista de melhores práticas, acreditamos que sim. Agora você pode implementar um projeto de proteção de e-mail eficiente.
Lembre-se de que a Gatefy está ao seu lado para fornecer suporte e responder a quaisquer perguntas que você ainda possa ter sobre segurança de e-mail. Se precisar, nos avise.
