Por que a sua empresa precisa de uma política de e-mail e como criar uma

Vamos falar agora sobre a política de e-mail como um manual. Vamos abordar pontos que devem fazer parte da política de e-mail da sua empresa. Lembre-se de que cada caso é um caso e, por isso, você deve definir quais pontos são mais relevantes para a sua organização.

Segurança e proteção. Este é um ponto-chave para uma política de e-mail eficaz. O e-mail é o principal vetor de ameaças e ataques, portanto, você deve investir na educação de seus funcionários. Deixe claro em sua política de e-mail quais são as principais ameaças e como identificá-las, como, por exemplo, phishing e ransomware. Também vale a pena investir em treinamento e softwares de proteção para segurança de e-mail, como Secure Email Gateway.

Conteúdo suspeito. Incentive os funcionários a denunciarem e-mails suspeitos. Além disso, é recomendável que alguém seja responsável por investigar e analisar essas mensagens suspeitas para evitar fraudes e danos futuros.

Proibições. Defina as proibições com cuidado. Por exemplo: não é permitido enviar mensagens ofensivas nem mensagens com conteúdo racista e homofóbico. A própria empresa pode ser responsabilizada judicialmente dependendo da gravidade do caso e da forma como a situação ocorreu. Também é recomendável que você não permita que os funcionários usem o e-mail da empresa para se inscrever em sites não relacionados ao trabalho.

Uso comercial. O e-mail da empresa existe para fins comerciais, mas às vezes é difícil separar as mensagens pessoais do e-mail da empresa. Defina na sua política de e-mail uma diretriz informando como os funcionários devem lidar com mensagens pessoais dentro da rede da empresa.

Propriedade da empresa. Deixe claro para todos os funcionários que a rede de e-mail da empresa pertence à empresa. Isto significa que qualquer e-mail enviado ou recebido pelo sistema da empresa pode ser visualizado e auditado. Certifique-se de que os funcionários saibam disso.

Compliance. Tendo em mente a área de negócios, a sua empresa pode ter que atender a leis e regulamentações, ou compliance, para garantir que dados sigilosos permaneçam protegidos. Portanto, em sua política de e-mail, defina quais mensagens devem ser mantidas, onde devem ser armazenadas e por quanto tempo.

Código de conduta. É importante criar um código de conduta para os e-mails da empresa. Exemplo: todas as assinaturas de e-mail devem ter foto, nome e telefone, e o tempo de resposta para o e-mail de um cliente não deve ultrapassar um dia útil.

Disponibilidade e consciência. A política de e-mail da sua empresa deve estar disponível para todos e deve ser atualizada com frequência. Além disso, os funcionários devem estar cientes das consequências da violação das regras.